划重点:公文格式应注意的问题(含字体、字号)

  2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅印发了《党政机关公文处理工作条例》。国家标准《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)于2012年6月29日发布,2012年7月1日起正式实施。

  全国各级党政机关的公文都应该遵循此条例和新公文格式标准。

  《党政机关公文格式》将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型,首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则,使党政机关公文的表现形式更加规范。

  按照《党政机关公文格式》规定,公文格式各要素编排时需要特别注意的方面

  本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头,版头有份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号和签发人6个要素,其中前3个和第6个要素不是所有公文都有;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体,主体有标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件9个要素;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记,版记有抄送机关、印发机关和印发日期两个要素;页码是版心外要素。

  1.关于发文字号

  发文字号由“发文机关代字”“年份”和“发文顺序号”三个部分组成。“年份”要用全称,不可简化,如“2011”不可写成“11”。发文字号应该注意的问题是括注年份的是六角括号“〔〕”,而不是方括号“[ ]”。正文引用文件名称后圆括号里的发文字号中,一样应该用六角括号“〔〕”。下行文的发文字号居中排列;上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

  2. 关于标题

  公文标题由发文机关名称、事由和文种组成,容易出现的问题是发文机关名称经常被忽略。编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。三个机关以下联合发文,应该列出所有机关的名称,四个以上机关联合行文时,可采用排列前的发文机关名称加“等”的方式。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。逐级多次转发的公文,拟标题时,可直接写所转发公文的标题,但要去掉原发文机关名称,“转发”前冠转发机关名称。如果转发的是“通知”,可只保留一个“通知”。转发公文,不得以被转发公文的发文字号代替被转发公文进入标题。

  3. 关于主送机关

  主送机关在标题下空一行位置,居左顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。(编排方法见本文中“关于版记”。)

  4. 关于正文及序次语使用应注意的问题

  公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。正文中结构层次使用序次语应依次为:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”;一般第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字标注。特别注意的是,第一层次“一、”后面是顿号,不是逗号,也不是下脚点(齐线实心圆点);第二层“(一)”后面不能有标点;第三层“1.”中是下脚点,切不可用顿号;第四层“(1)”后面不能跟标点。层次序次语不能反序使用,可以越级使用,如果公文结构层次只有两层,第一层用“一、”,第二层既可用“(一)”,也可以选用 “1.”。同一个层次,使用的序次语形式必须一致。另外,如用“第一”“第二”表示次序,后跟逗号,而不能使用顿号。(非公文材料行文中,有时用外文字母表示顺序,字母后应该使用下脚点,如“A .”或“a .”,切不可用顿号。)

  以上结构层次序数规范写法适用所有文本材料行文。

  另需注意的是,序次语后如果使用小标题,标题结尾不应使用标点符号,如果使用句号,将失去小标题的身份,而成为本段的起领句,句号后不宜另起段,应该连续行文。

  5.使用附件说明和附件应注意的问题

  公文如有附件,应当注明附件顺序和名称,即附件说明。“附件说明”的标注规范:在正文之下空出一行居左空两个字编排“附件”二字,“附件”后标全角冒号和附件名称;附件名称后不加标点符号,附件名称本身也不加书名号;如附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。有多个附件,使用阿拉伯数字加下脚点标注顺序,顺序号上下对齐。

  附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及顺序号顶格编排在版心左上角第一行(注意!“附件”两字后不加冒号),附件标题居中编排在版心第三行;附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致,格式要求同正文。

  需要注意的是在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文,在其生效标志后附的内容不是公文的附件,不在“附件说明”中列出,不按附件处理。

  6.关于发文机关署名、成文日期和印章

  加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

  联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

  不加盖印章的公文单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

  联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

  成文日期是公文生效的时间,以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

  特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

  7.关于附注使用应注意的问题

  附注是对公文使用时需要注意的其他事项的说明,如请示性公文应在附注处注明联系人的姓名和电话号;下发的公文可在附注处注明公文的传达范围和是否公开发布等。附注不是对公文内容的解释或注释。

  需要特别注意的是,附注的位置要在“成文日期”的下一行,居左空两字,用圆括号括入,回行顶格。

  8.关于版记

  版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

  如有抄送机关,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐。同一系统内同级机关之间用顿号分隔,不同机关之间用逗号分隔,最后一个抄送机关名称后标句号。

  如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

  印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,后加“印发”二字。

  2012版国家标准规定,版记置于最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行。双面印刷的公文,版记一定要在偶数页上。骑马装订的公文,不管前面的空白有多少,版记也要放最后一面。

  9.关于页码

  使用阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。

  10.关于公文字体字号

  公文的秘密等级、保密期限和紧急程度  用3号黑体字标示。

  发文机关标志  推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目、美观、庄重和不大于上级机关为原则自行酌定,最大不能等于或大于22mm×15mm。

  发文字号  3号仿宋体字。

  签发人  3号仿宋体字,后标全角冒号,冒号后的签发人姓名用3号楷体字。

  公文标题  用2号小标宋体字(宋体加黑)。

  主送机关  用3号仿宋体字。

  公文正文  一级标题使用3号黑体字,二级标题使用3号楷体字,其他部分全部是3号仿宋体字。非正式文件材料可根据需要做字号调整,字体起醒目作用,不变为宜。

  附件说明  用3号仿宋体字。

  附件  “附件”二字用3号黑体字。

  附注  使用3号仿宋体字。

  抄送机关  用4号仿宋体字。

  印发机关和印发日期  用4号仿宋体字。

  页码  用4号半角宋体

(责任编辑:王晓莉)
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